近年來(lái)，電子化、網(wǎng)絡(luò)化、信息管理不斷進(jìn)步，通過(guò)檔案數(shù)字化工作實(shí)現(xiàn)的電子檔案給檔案工作帶來(lái)了諸多方便。但是，公文閱辦、文檔查詢、借閱清退等工作仍然離不開紙化文檔。從實(shí)際情況看，紙化文檔在相當(dāng)歷史時(shí)期內(nèi)不可取代。紙化文件在實(shí)際應(yīng)用中，交接手續(xù)繁瑣，漏洞百出，因?yàn)槿藛T更迭，遺失、損毀等現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案在實(shí)體庫(kù)房管理中，盤點(diǎn)多少形同虛設(shè)。怎樣運(yùn)用電子技術(shù)克服紙化文檔管理工作煩瑣，堵塞可能出現(xiàn)的漏洞，是文檔管理中亟待解決的問(wèn)題。
項(xiàng)目達(dá)到的成果
安全控制
實(shí)現(xiàn)了檔案出入庫(kù)的安全控制，解決了檔案隨意進(jìn)出庫(kù)房的問(wèn)題。對(duì)于每次檔案進(jìn)出的合法狀態(tài)，帶出人員進(jìn)行記錄。
檔案清點(diǎn)
解決了傳統(tǒng)人工檔案盤點(diǎn)不清，檔案存放位置易出錯(cuò)的難題，實(shí)現(xiàn)快速自動(dòng)化的盤點(diǎn)技術(shù)，大大節(jié)省了人力物力。
檔案查找
對(duì)于放置錯(cuò)誤的整本檔案，通過(guò)RFID排架定位，確定以格為單位的最小搜索范圍。
檔案追溯
可對(duì)每一卷檔案出入庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘與分析，并配合大屏實(shí)時(shí)顯示檔案追溯列表。每本檔案何時(shí)出庫(kù)，何時(shí)入庫(kù)等情況一目了然，做到庫(kù)房監(jiān)控全方位。
基本功能
采用RFID智能密集架技術(shù)來(lái)識(shí)別、追蹤、實(shí)時(shí)監(jiān)控和定位檔案館的架上檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案的順架、查找、盤點(diǎn)、位置糾錯(cuò)等功能。
1、智能檔案密集架
通過(guò)智能密集架定位到每層的檔案盒進(jìn)行精確盤點(diǎn)，找到對(duì)應(yīng)檔案在每層的具體某列的位置，精準(zhǔn)定位檔案。
2、安全檢測(cè)通道功能
在出入口安裝安全檢測(cè)通道對(duì)，對(duì)通過(guò)FR601通道的檔案盒上的標(biāo)簽，進(jìn)行識(shí)別，檔案盒上的RFID標(biāo)簽可以準(zhǔn)確不漏的讀出，然后對(duì)讀出的RFID標(biāo)簽實(shí)時(shí)和數(shù)據(jù)庫(kù)通訊，根據(jù)不同的館藏狀態(tài)來(lái)進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚怼?
3、高頻RFID定制天線
依據(jù)密集架的層大小，材質(zhì)屬性，定制相應(yīng)尺寸，相應(yīng)抗環(huán)境干擾的天線。
高頻讀寫器FM200E
RF工作頻率：13.56MHz
最大讀寫距離：30～70Cm（取決于天線和Tag以及周邊環(huán)境）
提供上位機(jī)Demo軟件，Windows SDK一套，方便用戶開發(fā)。
4、FM540E天線復(fù)用器
RF接口：1個(gè)50ohmSMA標(biāo)準(zhǔn)RF輸入插頭，供讀寫器使用
40個(gè)50ohmSMA標(biāo)準(zhǔn)輸出插頭，供擴(kuò)展天線使用。
動(dòng)態(tài)選擇并驅(qū)動(dòng)所接天線進(jìn)行獨(dú)立工作或成對(duì)工作；
可由主機(jī)進(jìn)行配置；
讀寫器可以通過(guò)地址觸發(fā)選擇工作天線。
優(yōu)越性
使用RFID技術(shù)所做的智能密集架管理系統(tǒng)，可強(qiáng)化檔案管檔案管理動(dòng)態(tài)控管機(jī)制，系統(tǒng)可隨時(shí)進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)不需花人力時(shí)間，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將所盤點(diǎn)的資料，做統(tǒng)計(jì)分析以便管理員做有效處理；可自動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案盒的定位和查找，管理者可在線事先查詢檔案的位置及借閱的狀態(tài)，可通過(guò)系統(tǒng)來(lái)查詢錯(cuò)置的檔案，只需依系統(tǒng)指示，放回正確架位即可，還可以通過(guò)軟件設(shè)置放置位置錯(cuò)誤時(shí)，實(shí)時(shí)報(bào)警；可實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案資料，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)非法取走檔案情況。
通過(guò)檢測(cè)通道管理可以進(jìn)行出入庫(kù)檢測(cè)，同時(shí)有效的防止未經(jīng)授權(quán)的檔案流出。